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哲思 | 學(xué)會(huì)這三條時(shí)間管理法,提高工作效率

發(fā)布日期:2024-03-31

時(shí)間管理是一門學(xué)問。

如何合理利用時(shí)間以提高工作效率?

下面介紹的幾種科學(xué)的時(shí)間管理法,可能會(huì)有幫助。

#1

番茄工作法

Pomodoro Technique

番茄工作法(Pomodoro Technique)是意大利學(xué)者弗朗西斯科·西洛里提出的一種簡(jiǎn)單易行的管理時(shí)間的方法。

它具體是如何實(shí)施的呢?

番茄工作法的特點(diǎn)是,將工作時(shí)間分割成一個(gè)個(gè)“番茄鐘”,每個(gè)番茄鐘25分鐘。

開始番茄工作法之前,先選擇一項(xiàng)待完成的任務(wù),并準(zhǔn)備一個(gè)計(jì)時(shí)工具;

然后評(píng)估任務(wù)需要多長(zhǎng)時(shí)間才能完成,計(jì)算出需要多少個(gè)番茄鐘;

設(shè)定番茄鐘后開始執(zhí)行任務(wù),直至番茄鐘響起,然后停止工作,休息5分鐘;

每當(dāng)完成了4個(gè)番茄鐘后,休息15分鐘。如此循環(huán)番茄鐘,直至完成整個(gè)任務(wù)。

為什么這樣的工作方法能夠提高效率呢?這是有一定科學(xué)依據(jù)的。

長(zhǎng)時(shí)間沒有休息的單一工作,很容易給人帶來疲憊和厭倦感。

番茄工作法通過分段工作,可以幫助人們更好地集中注意力,減少干擾和分心。

而且每次較短時(shí)間的工作會(huì)給人一種正反饋,

這種工作25分鐘就能休息的即時(shí)獎(jiǎng)勵(lì),能給人們一些獲得感、滿足感,減輕壓力和焦慮。

同時(shí),有一個(gè)清晰的時(shí)間表可以幫助人們更好地掌控任務(wù),心里不會(huì)慌亂。

綜合這些因素,番茄工作法可以有效地提高工作效率。


這種工作方法適用于什么情況呢?

首先,它很適用于一些機(jī)械性工作;

對(duì)于長(zhǎng)期伏案工作的人,這種短時(shí)間、多頻次的工作方式也可以很好地緩解頸肩壓力。

當(dāng)然,它也不是萬能的,

有些工作特別是創(chuàng)意性工作,需要長(zhǎng)時(shí)間的精力投入和持續(xù)思考,頻繁地中斷休息可能不利于效率提升,這一點(diǎn)值得注意。

#2

GDT時(shí)間管理法

Getting Things Done

GTD工作法來自于大衛(wèi)·艾倫 (David Allen) 所著的暢銷書《Getting Things Done》。

當(dāng)一個(gè)人同時(shí)面對(duì)大量任務(wù)需要處理時(shí),可能會(huì)手忙腳亂。

我們隨時(shí)隨地產(chǎn)生的想法和對(duì)接下來要做的事的焦慮時(shí)刻堆積在大腦中,會(huì)讓我們無法集中精力,或感到壓力重重。

GTD工作法針對(duì)的就是這種情況。

它的目的在于,將你腦中各種各樣的想法轉(zhuǎn)移到外部系統(tǒng),通過整理和安排,將它們分解為可操作的步驟,并且在合適的時(shí)間或者場(chǎng)合完成它們。

它主要包括5個(gè)步驟。

1、搜集任務(wù)

收集所有你需要做的事,不僅是工作中的事項(xiàng),還有待回信息、約會(huì)甚至是家務(wù)。

把所有這些任務(wù)記錄下來,可以是一個(gè)待辦事項(xiàng)的清單,一張紙,或者一個(gè)項(xiàng)目管理工具。

2、整理任務(wù)

為了將所有這些混亂的想法正確地轉(zhuǎn)化為可行的行動(dòng),你需要區(qū)分可操作和不可操作的任務(wù)。

明確每一項(xiàng)任務(wù),刪除無法實(shí)踐的想法,并將可以執(zhí)行的事情分解為更小、更易于管理的操作。

3、管理任務(wù)

根據(jù)截止日期或緊急程度對(duì)它們進(jìn)行分類和優(yōu)先排序。

4、檢查任務(wù)

經(jīng)常要確認(rèn)你列出的所有項(xiàng)目的狀況,檢查下一步要干什么?時(shí)間表是否需要調(diào)整?等等。

5、完成任務(wù)

按照任務(wù)列表去依次完成那些已經(jīng)被歸類、安排好的事項(xiàng)。


GTD工作法的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面:

第一,我們的大腦每天耗費(fèi)太多精力去提醒我們?cè)撟鲇譀]做的事情,應(yīng)該把大腦從這種思維中解放出來。

通過遵循 GTD,我們可以將大腦專注于完成任務(wù),而不被任務(wù)本身所干擾。

第二,它把想法、任務(wù)變成一個(gè)個(gè)具體的待辦事項(xiàng),讓我們時(shí)刻知道自己在干什么,下一步該干什么。

這樣對(duì)于時(shí)間的安排可以做到胸有成竹、雜而不亂。

#3

帕累托定律

Pareto principle

除了以上兩種具體的工作方法,我們還需要了解一個(gè)關(guān)于時(shí)間利用的原則。

帕累托定律,即80/20定律。這個(gè)定律指出,很多情況下投入和產(chǎn)出是不成比例的,常常是

80%的產(chǎn)出源自20%的投入;

80%的結(jié)論源自20%的起因;

80%的收獲源自20%的努力。

80/20定律的適用范圍很廣,在經(jīng)濟(jì)學(xué)和商業(yè)分析中很常見,

應(yīng)用于時(shí)間管理問題上,它提醒我們應(yīng)該把精力集中于那些最重要的事情上,而不必事無巨細(xì)、事必躬親。

對(duì)于那些不重要的雜事甚至可以選擇性忽略或敷衍以對(duì)。


學(xué)習(xí)了解科學(xué)的時(shí)間管理法則對(duì)我們是很有幫助的,

這些方法并不復(fù)雜,相反很容易上手實(shí)踐。

如果我們常常被低效的狀態(tài)所困擾,不妨一試。

End